 |
|
Subject: OFF: сортировка документов У меня вопрос к офисникам. Как вы сортируете файлы с переводами по папкам?В нашем отделе (непереводческой компании) работает несколько переводчиков, которые хранят все свои переводы и исходные файлы в серверной папке. За несколько лет в этой папке образовался такой бардак, что на поиск необходимого документа иногда уходит времени больше, чем непосредственно на сам перевод Надо бы навести порядок, но вот вопрос: как лучше отсортировать те файлы, которые уже сохранены в папке и ее подпапках? По отделам, которые присылаю документы на перевод, по тематике (заявки, контракты, т.п.), по компаниям-заказчикам (к которым относится тот или иной файл)???? Буду признательна за любые идеи |
|
link 28.02.2011 8:22 |
|
либо база данных, либо поисковая программа типа вот этой: http://www.copernic.com/en/products/desktop-search/ - сам пользуюсь, достаточно удобно... |
|
примерно так: D/Работа/Клиент/Месяц/, далее в зависимости от количества либо все в кучу, либо папка с именем заказа, либо даты типа 1107, 1207... по окончании года папки "месяц" перемещаются в папки "2009", 2010 и тд, и создаются снова "январь" и тд. В папке "Работа" почти 9000 файлов в более 1000 папок, все проиндексировано локальным поиском яндыкса. Освойте Total Commander и создайте закладки избранного и вкладки на нужные папки. |
| сначала по отделам - заказчикам, внутри по тематике, максимально сужая и детализируя. А на сервере я еще отдельно храню свои архивы для вящей сохранности. |
|
Dimking: все усложняется тем, что есть определенный перечень программ, которые устанавливаются внутри корпорации. Добавить новую - это та еще эпопея с согласованиями и т.п. Кроме того, мне кажется предложенный вами вариант больше подходит для фрилансеров или агентств перевода.. но все равно спасибо за идею |
|
DODO Будучи офисником, я использовал тот же порядок, только без "Клиента". Убогий проводник Винды не переношу на дух. Всегда ставил (иногда по-тихому) свой любимый (культовый) файл-менеджер, значительно упрощающий мне жизнь и сокращающий лишние телодвижения. Если права ограничены, пользуйтесь версией portable, или обратитесь к начальству за установкой нужных Вам прог - вменяемое начальство должно идти навстречу. |
|
link 28.02.2011 9:25 |
|
у меня было так уровни: 1) страна откуда компания / 2а) компания / 3а) названия проектов (если известно, что компания постоянный поставщик и участвует в нескольких прооктах) или 2б) название проекта / 3б) названия компаний (если проект длинный с участием многих компаний) 4) названия документов (много папок): (тендер, предложение, контракт, спецификации, переписка вх. и исх.) |
|
рекомендую разговор на тему поиска начать с айтишников, тем более, что программы устанавливаются внутри корпорации. Сейчас, с появлением систем локальной индексации типа Windows Search, Google Search, Copernic etc. появляется соблазн вообще забросить идею покаталожной систематизации, ничего глубоко по подпапкам не раскладывать, тем более, что это чревато проблемами с длиной пути в Windows. Людям свойственно давать длинные имена файлам и папкам, если путь долгий, много подпапок, подуровней, то легко можно получить такие длинные пути, что файл уже нельзя будет ни переименовать/переместить, ни удалить. Избранное в Проводнике - полезная вещь, для этого никакие дополнительные Total Commander'ы не требуются. Кроме того, встроенный поиск Windows по содержимому файлов хоть и медленный (без индексирования), но все-таки дает вполне осязаемые результаты, так что F3 Вам в помощь. Еще одна интересная и редко используемая фича - создание символьных ссылок (symlinks и hardlinks). Позволяет иметь одни и те же файлы в разных папках, но так, что на самом деле файл хранится в файловой системе только один раз, таким образом, можно организовать несколько разных систем сортировки, несколько деревьев подкаталогов, храня в них файлы без дублирования. Тут, конечно, без айтишников не обойтись, требуются административные права. |
| ИМХО лучше всего работает персональный поиск Яндекса |
| персональный поиск Яндекса умеет индексировать "расшаренные" папки на файловом сервере и предоставлять созданные индексы пользователям вместо того, чтобы каждому из пользователей создавать и хранить локально свой собственный индекс серверных папок? |
|
мда, не думала, что все так серьезно.... вот идея с symlinks и hardlinks меня очень заинтересовала. надо будет почитать, что это такое. Если реально можно иметь один файл, но отображать его в нескольких папках - это было б очень даже супер!!! а проблема закупки ПО - это реальная заноза в зад..це! Головной офис, который находится в другой стране, ни за какие коврижки не согласится ставить новое ПО для переводчиков. Вот если для продажников, тогда еще можно было бы надеяться. И то... :( |
|
Я бы посоветовал http://www.likasoft.com/ru/document-search/ http://www.securitylab.ru/software/266989.php Архивариус 3000 Программа Архивариус 3000 – это поиск документов и почтовых сообщений в Вашем компьютере, в локальной сети и в съёмных дисках (CD, DVD и др.). Поиск производится по содержимому документов, с учётом морфологии (рус, укр, бел и др.). Полностью поддерживается уникод. Текущая версия: 4.39 (30 января 2011). * Мгновенный полнотекстовой поиск документов и почты. |
| да, про Архивариус вы не первый говорите. Спасибо за подсказки, буду изучать |
|
боян из вконтактика: встречайте! уже этой весной!! новая папка-2!!! от создателей новой папки-1!!!... |
| А Архивариус также быстро делает контекстный поиск как и персональный Яндекс и тоже выдает результаты в контекстном интерфейсе? |
| Я сортирую по заказчикам, а дальше по проектам. Для локального поиска юзаю Google Desktop (индексирует все по ходу), его же для поиска по сети - уже жить без него не могу)) |
|
а что значит контекстный поиск в данном случае? Насколько я знаю, все эти системы приблизительно одинаковы http://en.wikipedia.org/wiki/List_of_search_engines#Desktop_search_engines Все индексируют и переиндексируют на лету содержимое локальных и/или сетевых папок и позволяют потом быстро искать внутри индекса по конкретному слову или набору критериев поиска. Все влияют на производительность персонального компьютера, из-за того что висят фоновым процессом в памяти. Все оказываются избыточными для персонального использования и недостаточными для использования на уровне целой организации, поскольку неясно, как нормально организовать работу с коллективным, а не персональным индексом. Очень часто оказывается, что обычный тупой поиск в Windows вполне достаточен, хоть он и значительно медленнее поиска по индексу. А уж коли выбирать индексирование, то в новых версиях Windows есть готовый индексатор прямо из коробки. Так что не ясно, зачем нужен тот же Архивариус, если судя по его описанию в качестве уникальной особенности указывается, что он может искать с учетом русской морфологии. Еще есть какие-то упоминания серверного индекса, но подробности отсутствуют. |
| You need to be logged in to post in the forum |