The Office of the Ombudspersons is a confidential, informal and neutral resource where you can seek guidance about work-related issues without fear of retribution and with confidence that your concerns will remain off the record.

Мой вариант перевода:
Служба уполномоченных по рассмотрению жалоб - это конфиденциальная, неофициальная и нейтральная служба, куда вы можете обратиться с вопросами, касающимися работы, не опасаясь наказания и зная, что ваши вопросы не попадут в официальные источники

Спасибо!

лучше, наверное безлично - архивы
не останется следов в архивах
не будут нигде зарегистрированы
не будут официально оформлены

напишу "не будут официально оформлены"